Teamverwaltung

Arbeiten Sie mit Ihrem Team auf der Hanc.AI-Plattform zusammen. Dieser Abschnitt behandelt das Einladen von Teammitgliedern, Rollenverwaltung und Organisation von Workspaces.

Workspace-Konzept

Ein Workspace ist eine isolierte Umgebung, die enthält:

• Sprachagenten
• Wissensdatenbanken
• Telefonnummern
• Anrufprotokolle
• Teammitglieder

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                      IHRE ORGANISATION                           │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                 │
│  ┌─────────────────────┐      ┌─────────────────────┐          │
│  │   WORKSPACE A       │      │   WORKSPACE B       │          │
│  │   (Hauptgeschäft)   │      │   (Zweite Marke)    │          │
│  │                     │      │                     │          │
│  │   • 3 Agenten       │      │   • 2 Agenten       │          │
│  │   • 2 KB            │      │   • 1 KB            │          │
│  │   • 5 Nummern       │      │   • 2 Nummern       │          │
│  │   • 4 Teammitglieder│      │   • 2 Teammitglieder│          │
│  │                     │      │                     │          │
│  └─────────────────────┘      └─────────────────────┘          │
│                                                                 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Wann mehrere Workspaces verwenden

Szenario	Empfehlung
Einzelnes Unternehmen	Ein Workspace
Mehrere Marken	Separate Workspaces
Kundenarbeit (Agentur)	Workspace pro Kunde
Testen	Separate Dev/Prod Workspaces

---

Teammitglieder

Team anzeigen

1. Klicken Sie auf „Team" in der Seitenleiste
2. Sehen Sie alle aktuellen Teammitglieder
3. Rollen und Status anzeigen

Teammitglieder-Informationen

Feld	Beschreibung
Name	Name des Teammitglieds
E-Mail	Login-E-Mail
Rolle	Berechtigungsstufe
Status	Aktiv oder ausstehend
Beigetreten	Hinzufügedatum

---

Rollen und Berechtigungen

Verfügbare Rollen

Rolle	Beschreibung
Owner	Vollständige Kontrolle, einschließlich Abrechnung und Löschung
Admin	Agenten, Team, Einstellungen verwalten (keine Abrechnung)
Member	Agenten nutzen, Anrufprotokolle anzeigen (keine Verwaltung)

Berechtigungsmatrix

Aktion	Owner	Admin	Member
Dashboard anzeigen	✓	✓	✓
Anrufprotokolle anzeigen	✓	✓	✓
Agenten testen	✓	✓	✓
Agenten erstellen/bearbeiten	✓	✓	✗
Wissensdatenbank verwalten	✓	✓	✗
Telefonnummern verwalten	✓	✓	✗
Teammitglieder einladen	✓	✓	✗
Mitglieder-Rollen ändern	✓	✓	✗
Mitglieder entfernen	✓	✓	✗
Zugang zu Abrechnung	✓	✗	✗
Workspace löschen	✓	✗	✗

---

Teammitglieder einladen

Schritt für Schritt

1. Gehen Sie zum Team-Bereich
2. Klicken Sie auf „Invite Member"
3. Geben Sie deren E-Mail-Adresse ein
4. Wählen Sie Rolle (Admin oder Member)
5. Klicken Sie auf „Send Invitation"

Einladungsprozess

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                  EINLADUNGSABLAUF                                │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Sie senden Einladung
        │
        ▼
┌─────────────────┐
│ E-Mail gesendet │
│ an Teammitglied │
└────────┬────────┘
         │
         ▼
┌─────────────────┐
│ Mitglied klickt │
│ Einladungslink  │
└────────┬────────┘
         │
         ▼
    ┌────┴────┐
    │         │
Hat Konto?   Kein Konto?
    │         │
    ▼         ▼
┌─────────┐ ┌─────────┐
│ Login   │ │ Sign Up │
└────┬────┘ └────┬────┘
     │           │
     └─────┬─────┘
           │
           ▼
┌─────────────────┐
│ Beigetreten!    │
│ Kann auf        │
│ Workspace       │
│ zugreifen       │
└─────────────────┘

Einladungs-E-Mail

Teammitglied erhält:

• Einladung von Ihrem Workspace
• Link zum Beitreten
• Anweisungen zum Erstellen eines Kontos (falls nötig)

---

Mitglieder verwalten

Rollen ändern

1. Mitglied in der Team-Liste finden
2. Auf Rollen-Dropdown oder Bearbeiten-Button klicken
3. Neue Rolle auswählen
4. Änderungen speichern

warnung

Nur Owners können Mitglieder zu Admin befördern. Admins können andere Admins nicht ändern.

Mitglieder entfernen

1. Mitglied in der Team-Liste finden
2. Auf „Remove" oder Löschen-Symbol klicken
3. Entfernung bestätigen

Was passiert:

• Mitglied verliert sofort Zugang
• Deren Arbeit bleibt erhalten (Agenten usw.)
• Sie können später erneut eingeladen werden

Ownership übertragen

Um Workspace-Ownership zu übertragen:

1. Aktueller Owner geht zu Settings
2. Wählt „Transfer Ownership"
3. Wählt neuen Owner aus Team
4. Bestätigt Übertragung

warnung

Nach der Übertragung wird der vorherige Owner ein Admin (nicht entfernt).

---

Workspace-Einstellungen

Workspace-Informationen

Workspace-Details bearbeiten:

• Name — Anzeigename
• Beschreibung — Zweck/Notizen
• Logo — Markenbild (optional)

Workspace-Mitglieder

Alle Mitglieder anzeigen und verwalten unter Settings → Team.

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Agentur-Funktionen

Für Agenturen, die mehrere Kunden verwalten:

Multi-Workspace-Verwaltung

• Workspace pro Kunde erstellen
• Einfach zwischen Workspaces wechseln
• Zentralisierte Abrechnung (Agency-Plan)

Sub-Kunden

Mit Agency-Plan:

1. Gehen Sie zu Agency → Customers
2. Erstellen Sie Kundenkonten
3. Verwalten Sie deren Workspaces
4. Überwachen Sie Nutzung über alle Kunden

White-Label-Optionen

Agency-Pläne können enthalten:

• Eigenes Branding
• Kundenseitige Dashboards
• Separate Abrechnung pro Kunde

---

Best Practices

Team-Organisation

✅ Angemessene Rollen verwenden

• Minimale erforderliche Berechtigungen geben
• Nur Abrechnungsadmins brauchen Owner-Rolle
• Die meisten Teammitglieder funktionieren gut als Admin

✅ Regelmäßige Audits

• Team-Liste regelmäßig überprüfen
• Ausgeschiedene Mitarbeiter umgehend entfernen
• Rollen aktualisieren, wenn sich Verantwortlichkeiten ändern

Sicherheit

✅ Individuelle Konten

• Jede Person bekommt eigenes Login
• Niemals Login-Daten teilen
• Ermöglicht Audit-Trail

✅ Promptes Offboarding

• Zugang sofort entziehen, wenn jemand geht
• Gemeinsame Ressourcen ändern (API-Schlüssel) falls nötig

Zusammenarbeit

✅ Klare Verantwortlichkeiten

• Agenten bestimmten Teammitgliedern zuweisen
• Dokumentieren, wer was verwaltet
• Namenskonventionen verwenden

✅ Kommunikation

• Team über Änderungen an Agenten informieren
• Erkenntnisse aus Anrufanalytik teilen
• Wissensdatenbank-Updates koordinieren

---

Fehlerbehebung

Einladung nicht erhalten

Prüfen:

1. Korrekte E-Mail-Adresse eingegeben
2. Spam/Junk-Ordner
3. Unternehmens-E-Mail-Filter

Lösung:

• Einladung erneut senden
• Andere E-Mail versuchen
• hanc.ai-E-Mails auf Whitelist setzen

Kann nicht auf bestimmte Funktionen zugreifen

Ursache: Unzureichende Berechtigungen

Lösung:

• Ihre Rolle beim Workspace-Admin prüfen
• Rollen-Upgrade anfordern falls nötig

Mitglied kann sich nicht anmelden

Prüfen:

1. Konto korrekt erstellt
2. E-Mail verifiziert
3. Passwort zurücksetzen falls vergessen

Lösung:

• „Passwort vergessen" verwenden lassen
• Bei Bedarf erneut einladen

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Verwandte Themen

• Kontoeinrichtung — Konten erstellen
• Abrechnung — Team/Workspace-Preise
• Integrationen — API-Schlüssel für Team-Nutzung